会議資料

昨日は、レーザーテックの会議の日でした。
通常、月初の火曜日か木曜日に会議を行います。
今日は、会議のレポートをしようと思っていたのですが
写真を、撮るのを忘れていたため
会議レポートは後日行います。

そこで、今日は会議のときに使う資料の話

基本的に、レーザーテックでは全員に配布する資料は
A4の用紙1枚と決めています。
これは、私のサラリーマン時代の経験から
会議用の資料を10枚もらっても、見るのはそのときだけです。
けど、せっかく作ってもらった資料なので
捨てるに捨てられず、クリアファイルか机のなかにたまっていくだけ
そして、1年通して結局見ることがなかったので年度末にごっそりと廃棄　
その数　数百枚
これが、20人いれば　数千枚の無駄紙の廃棄になります。
コピー代だけでも数万円の損失　うー　もったいない

レーザーテックはセコイ会社なので
無駄紙はなるべく減らしたいということで
会議資料は、A4用紙に1枚までと決めています。
参考資料などがある場合は、エクセルで作るか
スキャナに取り込んで、プロジェクターでホワイトボードに投射して
みなで、リアルタイムに見れるようにしています。
（プロジェクター使用の効用は後日、レポートします）
あとから、その資料が欲しい人だけ、ファイルを探して個人で印刷すればOK

そして、この唯一の配布資料　A4用紙にも
保管方法の掟があります。

これを各個人が、思い思いに管理すると、
ある人は、ただ紙を束ねてるだけ、ある人はZ式のファイルに綴じている
ある人は、机に突っ込んでるだけ
ある人は、次の日には資料紛失（これはダメダメです）となり
そうならないために、
まず、年度の初めの経営計画発表会の時に
各社員に、1冊づつクリアファイルを支給します。（これ非常に重要）
全社員に支給しても1冊100円です。50人の社員でも5千円　安ー

このクリアファイルの、表紙に当たる部分に
年間の目標数字と、実績の数字の表を入れます。

表紙にあるので、一目で月別の目標、達成度　が分かります。


2枚目からは、今年度の経営計画を入れます。

年度の初めに行った、経営計画発表会に使用した
パワーポイントで作成した経営計画書をプリントしたものです。
たいてい、計画書のたぐいは２～３ヶ月のうちに失くしてしまうちうのが定説なので
こういうふうに、保管場所をルールづけしておくのは重要
それに、会議資料と一緒に入れておくと
最低月に１回は、経営計画が目に触れる機会ができます。
（見る見ないは、個人の意識の問題ですが、少なくとも見るチャンスは増えます）

そして、次のページから2月度（レーザーテックは年度の始まりは2月から）の
会議の資料を入れていきます。


これを1年続ければ立派な会議資料集が出来上がります。
1冊100円で資料のコピー代を入れても、1人分数百円　うーん　牛丼並みの安さ
これを、保管しておけば、
例えば、過去3期の
売上　粗利益　在庫量　などなどの比較も
あっという間　1分以内に資料が取り出せます。

みなさんも、会議資料の100円クリアファイル管理方法
是非試してみてください。

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