ラスト用紙は私に

今日は、カイゼンのお話

オフィスには、色々な用紙があります。

コピー用紙
注文書
納品書
送り状
あと、会社独自の帳票類
色々ありますね。
けど、どの用紙も突然なくなると「困ったー」と状況になります。

以前のブログで、レーザーテックは全国発送ＯＫです。
と書きました。
全国発送に対応するため
各種宅急便会社の伝票を取り揃えています。


が、種類が多いため気がついたら、ラスト1枚とか
3枚必要なのに、残り2枚しかないという場合がありました。


その人によって、用紙がどれだけ減ったら少なくなっているという感覚が違います。
ある人は、残り5枚になったら少ないと感じるかもしれませんし
ラスト1枚まではＯＫという人もいるかもしれません。
用紙がなくなっても知らんぷりというのは論外
（悲しいことにたまに、そういう人もいますが....）

レーザーテックでは
社内ルールを決めラスト10枚になったら
宅急便伝票を補充するというルールを決めました。
ただ、ルールを決めて全員に通知してもその日は覚えているのですが
3日も経てば忘れてしまいますね
一度、通知しただけで
半年後に「宅急便の送り状はラスト10枚になったら補充」ということを
覚えている人がいたら、すばらしい記憶力の持ち主ですがある意味怖いですね。

そこで、カイゼンで解決です。
社内に、「送り状、ラスト10枚になったら補充」と張り紙に書いておいても
いいのですが、たいがい、張り紙は長期間貼っておくと
オフィスの風景に溶け込んで、アピール度が下がってきます。
また、宅急便伝票とと張り紙の内容の関連性に気がつかないと
張り紙の意味がまったくありません。

そこで、こういうカードを作りました。

ラスト10枚のところに差し込むようにしました。

これで、送り状を取ったときにこのカードがでてくれば
補充のタイミングが分かります。

他にカードを差込が有効なのは
もし、「ラスト10枚になったら補充」という張り紙だけだと
送り状を使う人は、残り15枚くらいになってきたら
送り状を取るたびに、10枚以下になっていないか
残り枚数を数えるでしょう。
そして、また次の人が数を数えて
また次に送り状を取ったひとが数を数えてと
非常に無駄な同じ作業が増えてしまいます。
（きっちりとした性格の人ほど
ルールを守るので数を数えてしまいます。）

カードを10枚の位置に差し込んでおくと
送り状を取る人も安心　数を数える必要がなくなります。
これで、イチイチ数を数える作業が省かれました。

最初に10枚数えるのが面倒という人もいるかもしれませんが、
きっちりしている人はルール通り10枚数えて
10枚目と11枚目にカードを入れてもいいのですが、
10枚というのは、あくまでも目安なので
目視で10枚くらいのところに差し込んでもいいのではないかと思います。
会社によって、帳票の重要度は違うので
独自のルールを決めてください。
残りの帳票の高さでルールを決めてもいいですし（残り3センチとか）
レーザーテックみたいに枚数で決めてもいいです。
あと、数を数えるのが面倒なら
帳票を2箱買って、1つが空になったら　1箱発注するという
方法なんかもあります。
それぞれ、会社　帳票の重要度に合ったルールを運用してください。

ルールを決めても、そのルールを忘れない「しかけ」が大事

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