デジタルドルフィンズ

先ほど、お客さんから電話がかかってきた。

「先月に7日頃に見積もってもらった、物件が決まってきました。」という内容だ

普通だと、1か月以上前の物件なので
いったん、電話を切って
該当する見積書を探して、
また、お客さんに電話をかけて　という流れになるのだが

昨年より導入している　文書管理ソフトが威力を発揮している

お客さんの名前で　検索をかけると、1秒後には
そのお客さんの見積書が画面にズラーッと並んで表示される
そこから、選ぶだけである

1か月前の見積なので、ほんの数秒で見つけ出すことができる。

ここまで時間にして、10秒ほど
お客さんの話に、相槌を打っているあいだに目的の書類が見つかった。

あとは、書類を見なが具体的に打ち合わせを進められる。
（受話器を持ちながらなので、片手で素早くキーボードを打つスキルは必要だが）








これが昨年から入れ方文書管理ソフト　デジタルドルフィンズ



リコーのリドックがモデルチェンジをするということで
枚岡合金工具様の「デジタルドルフィンズ」に変えたのだ。


キーワードを入れると、1－2秒でヒットした書類が表示されます。


これが検索にヒットした書類、サムネイルが大きいので、だいたいの物件の雰囲気がつかめます。




書類をクリックすると、大きく表示されます。

（お客さんの図面なので、モザイクをかけました）

たいていは、この画面をみながら、打ち合わせします。

もちろん、画面いっぱいに表示することもできますし。

必要な書類の印刷　ＰＤＦ化もできます。


この文書管理ソフトを導入してから、無駄な書類探し
電話のかけ直しが激減しました。


欲を言えば、ＣＴＩ（Computer Telephony Integration）で
電話を取った瞬間に、過去の見積書類が画面に表示されたらいいんだけど
過去見積もりの問い合わせって、一日一回くらいなので、
うちの会社はそこまで必要ないか





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